Interbibly, forte de son expérience acquise lors des chantiers de mise à jour du CGM en Champagne-Ardenne puis en Lorraine, s'est lancée à partir de 2021-2022 dans la préparation de la dernière phase de son plan pluriannuel de signalement des manuscrits et archives dans le Grand Est, alsacienne cette fois, qui s'est déroulée pendant l’année 2023.
Pour ce projet, Interbibly a reçu le soutien du Ministère de la culture via l'Appel à projets patrimoine écrit 2022.
Plusieurs formations à destination des professionnels en poste dans les bibliothèquesconcernées par la mise à jour du CGM ont été organisées en marge de cette mission :
-Journée “Signaler ses archives en bibliothèque” le 3 février 2023 à la médiathèque Malraux de Strasbourg
Intervenante : Marie-Françoise Roche, coordinatrice du programme national designalement des manuscrits, BnF.
-Wébinaire sur le Répertoire de Fonds du CCFr et sa mise à jour via l'outil de publication TapIR, le mardi 7 février
Intervenante : Christine Robert, coordinatrice du Répertoire national, BnF.
-Formations à la demande : Outil TapIR : signaler ses manuscrits et archives en EAD dans le Catalogue Général des Manuscrits assurées par la chargée de mission patrimoine écrit d'Interbibly.
Bilan de cette phase alsacienne :
-12 400 composants créés + enrichissements de notices, pour 11 instruments de recherche et 5 bibliothèques concernées (Haguenau, Strasbourg, Colmar, Sélestat et Mulhouse).
Forte de l’expérience de mise à jour du CGM menée en Champagne-Ardenne et du bilan réalisé à la fin de celle-ci, le choix a été fait, en concertation avec le département de la coopération de la BnF, d’opter pour une méthodologie similaire en Lorraine entre 2018 et 2020, c’est à dire le recrutement d’un catalogueur itinérant pour le signalement des manuscrits ne figurant pas encore dans le CGM.
Le développement en cours de l’outil de catalogage et de publication en ligne des inventaires de manuscrits TAPIR que la Bibliothèque nationale de France a mis à disposition du réseau des bibliothèques publiques fin 2018 modifie désormais la chaîne de mise en ligne préalablement assurée par la Bibliothèque nationale de France, permettant plus de souplesse notamment dans les mises en ligne et corrections ultérieures des inventaires créés. Les agents des bibliothèques du Grand Est seront formés à l'outil durant l'année 2019.
La mise à jour du CGM en Lorraine se déroule en deux phases. Une première mission itinérante de juillet à décembre 2018, puis une deuxième de septembre 2019 à mars 2020.
-Première phase : Juillet - décembre 2018
Ont été créés en 2018 28 nouveaux instruments de recherche de fonds d'archives et de collections de manuscrits, dont 8 en rétroconversion (1191 composants EAD), 20 en catalogage (1170 composants EAD), soit 2361 composants EAD, pour 8 bibliothèques (Epinal, Forbach, Mirecourt, Toul, Verdun, Bar-le-Duc, Nancy et Metz).
-Deuxième phase : Septembre 2019 - mars 2020
Ont été créés 10 838 composants pour 53 instruments de recherche (bibliothèques de Saint-Dié-des-Vosges, Nancy, Metz, Bar-le-Duc et Lunéville).
Avec le soutien de la Direction régionale des affaires culturelles du Grand Est, de la Bibliothèque nationale de France, des villes de Nancy et Metz.
Depuis 2008 et l’achèvement de l’informatisation des 116 volumes imprimés du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France, le Catalogue collectif de France propose une interface de recherche spécialement dédiée aux manuscrits, qui permet de localiser plusieurs
centaines de milliers de documents.
Souvent anciennes, les notices du Catalogue général des manuscrits demandent à être actualisées, parfois même à être corrigées ou complétées. Il importe par ailleurs de signaler les documents qui, grâce à des dons, des legs ou des achats, sont venus enrichir les collections des bibliothèques depuis la parution des derniers volumes du catalogue.
Le projet de mise à jour du CGM est né d’un double constat : d’une part, celui de la très faible actualisation du CGM malgré les efforts d’incitation dans ce sens menés par le CCFr ; d’autre part, celui des difficultés rencontrées par nombre de collègues responsables de fonds patrimoniaux dans de très petites bibliothèques.
Pour mener à bien une telle opération, la Bibliothèque nationale de France a choisi de s’appuyer sur le dispositif des pôles associés régionaux, qui permet de mettre en commun compétences et expériences et de mobiliser et mutualiser des moyens. Devenue pôle associé régional en septembre 2011, la Champagne-Ardenne a été retenue comme pilote du projet de mise à jour du CGM.
En 2012, une première étape du projet a été menée sous la forme d’une enquête approfondie auprès des 20 bibliothèques concernées par le projet. Coordonnée conjointement par le CCFr et Interbibly, cette enquête a permis de recenser les fonds d’archives et manuscrits encore non signalés dans le CCFr, qu’ils aient été catalogués ou non.
Grâce aux financements reçus de la part de la DRAC Grand Est, du Ministère de la Culture par le biais de l'Appel à projet patrimoine écrit, de la BnF et des collectivités de Reims, Châlons-en-Champagne et de Troyes Champagne Métropole, Interbibly a recruté un gestionnaire de données/catalogueur sur 13 mois (entre août 2016 et décembre 2017) afin de procéder à la rétroconversion d'inventaires pré-existants et au catalogage de fonds d'archives non signalés.
A la fin du programme de mise à jour du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques de Champagne-Ardenne, en décembre 2017, on dénombre 54 nouveaux inventaires créés pour 18 établissements.
Sur ces 54 inventaires au total, on peut distinguer 16 collections de manuscrits unitaires soit 2030 composants et 41 fonds d’archives et manuscrits.
Qu'est-ce qu'une rétroconversion ?
"La conversion rétrospective [ou rétroconversion] est l'opération qui permet de convertir sous forme exploitable par un ordinateur, dans un format standard, un ensemble de notices bibliographiques de documents déjà catalogués manuellement ou informatiquement dans un autre format."
(définition de Catherine Lupovici dans La Conversion rétrospective des catalogues)
Les rétroconversions permettent de rendre visible les fonds patrimoniaux en intégrer les notices des documents les constituant dans les catalogues informatisés des bibliothèques.
Dans le cadre du pôle associé régional, Interbibly accompagne les bibliothèques de la région qui le souhaitent dans leurs projets de rétroconversion de leurs catalogues de fonds patrimoniaux. Ces opérations bénéficient du soutien scientifique et financier du département de la coopération de la Bibliothèque nationale de France. Les catalogues informatisés sont versés dans la "Base patrimoine" du Catalogue collectif de France.
Qu'est-ce que le RNBFD?
Le Répertoire national des bibliothèques et fonds documentaires fait partie du Catalogue collectif de France (CCFr). Il fournit des informations pratiques sur les bibliothèques y figurant (horaires d'ouverture,actions culturelles de l'établissement, historique, lien vers les catalogues en ligne etc.) et décrit les fonds patrimoniaux conservés (volumétrie, contenu, traitement intellectuel et accessibilité).
Dans le cadre du pôle associé régional Grand Est, Interbibly accompagne les établissement de la région dans ce travail de recensement des fonds patrimoniaux.
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